Transparante overheid en Zeeuwse Lagune

Het is GroenLinks opgevallen dat een ingekomen stuk m.b.t. de kustbebouwing dat op de (online) agenda heeft gestaan van Provinciale Staten van 18 november jl., na de vergadering niet meer beschikbaar was bij die agenda. Dat een ingekomen stuk vervolgens op een commissievergadering terechtkomt is niet ongewoon, maar het stuk maakt o.i. nog steeds - en blijvend - deel uit van de vergaderhistorie en dient daarom op de online agenda van de Statenvergadering beschikbaar te blijven. Niet alleen politici, maar vooral ook de burger heeft recht op inzage in alle ingekomen stukken en andere ter zake doende stukken. Vandaar dat dit (op 23 nov. / red.) vragen oproept over de gevolgde procedure.

Van de Statengriffie hebben wij begrepen dat ingekomen stukken die op een agenda zijn geplaatst, daar altijd blijven staan. Ingekomen stukken maken deel uit van de vergaderstukken en worden als zodanig bewaard en gearchiveerd. Dat is in dit geval ook gebeurd. Dat de stukken enige tijd niet te raadplegen waren, is waarschijnlijk te wijten aan een technische onvolkomenheid. Enfin, de antwoorden:

 

Vragen

  1. Wat is de te volgen procedure met betrekking tot ingekomen stukken?
    Ingekomen stukken voor PS komen binnen bij de Statengriffie en worden op de agenda geplaatst van een eerstvolgende commissievergadering of Statenvergadering. De stukken worden gepubliceerd via iBabs en zijn openbaar en zichtbaar voor alle gebruikers (ook burgers) van iBabs en – via een link – op de website zeeland.nl.
  2. Welke stukken worden in deze procedure beschouwd als ingekomen stukken?
    Dat zijn alle stukken die zijn gericht aan "de voorzitter van PS" of "Provinciale Staten van Zeeland".
  3. Is het gebruikelijk dat stukken na afloop van een vergadering worden verplaatst naar een ander overleg en niet meer terug te vinden zijn in de gehouden vergadering?
    Nee. Stukken blijven bij de vergadering staan waarbij ze geagendeerd zijn.
  4. Zo nee, waarom is hier in dit geval wel voor gekozen?
    Niet van toepassing, gezien het antwoord op de vorige vraag.
  5. Is er een instructie voor de ‘historie’ van alle gehouden vergaderingen van Provinciale Staten?
    Alle vergaderstukken worden gearchiveerd en blijven dus beschikbaar.
  6. Bent u met ons van mening dat het een beginsel van behoorlijk bestuur is dat bedoelde ingekomen stukken openbaar op de website beschikbaar zijn en blijven?
    Ja.
  7. Geldt deze regel ook voor gemeenten?
    De gemeente dient zich te houden aan de bepalingen in de Gemeentewet en de WOB. GS kan hier geen invloed op uitoefenen tenzij sprake er is van grove taakverwaarlozing. Daarvan is in dit geval geen sprake.
  8. Kunt u bevestigen dat ook de gemeente Noord-Beveland bedoelde stukken pas na herhaald verzoek op de agenda van de gemeenteraad en de website heeft geplaatst en dit zonder de bijlage met reacties?
    Nee, wij zijn hiervan niet op de hoogte.
  9. Wat is uw oordeel / uitleg over deze samenloop van omstandigheden?
    Ingekomen stukken, die op een agenda voor Provinciale Staten zijn geplaatst, blijven daar altijd staan. Ingekomen stukken maken deel uit van de vergaderstukken en worden als zodanig bewaard en gearchiveerd. Dat is in dit geval ook gebeurd.